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這個部門的工作量就會增加至難以負荷的程度，所以1777年就制訂了一個簡化程式的辦法。此後，只需要一個計劃經過檔房送到督催所，也就是說在議定具體事情之前不必到督催所去登記。遇到緊急情況時，申請人可以提出由自己簽署的計劃，同時辦理必需的官府手續。

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圓明園內的器皿庫

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器皿庫旨在保持園內物質供應線的暢通。庫中儲存了大量可以用在日常瑣事上的供應品，包括紙張、掃帚、蠟燭、燈籠和火藥等小物品。供應品的申請無論數量或質量，都必須要事先得到批准，才可以取得；不過，很少會不被批准。例如在1752年這一年中，檔房從器皿庫那裡取得6300張紙、60枝毛筆和16盎司（約454克）的墨。同一年，大宮門取得270把大小不同的掃帚、27個畚箕和13枝大大小小的雞毛撣子。在文源閣完工之前，就已經需要62把掃帚、25枝撣子、42個畚箕和50碼（約46米）的布。在&ldo;鴻慈永祜&rdo;裡的&ldo;安佑宮&rdo;，每天要消耗65磅（約295公斤）的木炭和13磅（約59公斤）的木柴，以確保所有茶壺的溫暖。這些少數例子透露出，供應圓明園內好幾百個單位，消耗的物品數量是極其驚人的。乾隆皇帝曾注意到過多的日常供應品，甚至浪費，他因而於1757年指示，要適度減少分配到圓明園內各處的煤炭和木柴。

圓明園的行政管理部門毫無疑問十分認真對待園內的安全措施，防火這一項就是最重要的安全措施之一，因為園內的建築物大都是木造的。光是長春園一處就配備了75個巨型的激桶作為滅火之用。每年春秋兩季固定要舉行認真的救火演練。然而，儘管安全措施非常嚴密，火災意外仍然不時會發生。

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