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不讓沒有得到許可的人接近圓明園也是這座皇家宮苑必要的安全措施，所有在園裡生活的人因而都要受到嚴密的控制。內務府任命的總管太監，在他園內的辦公室裡保留一份所有園內人員的個人檔案資料，包括每一個在圓明園內生活和工作者的外貌特徵，這些措施很明顯是要防止陌生人或未經許可的人潛入園內。當來自各省的貢品送至園內的時候，在貢品獲得批准透過河道到達指定陳列的地方之前，總管太監的職責是要先對所有貢品做徹底的檢查。
在1749年一個平常日子裡，乾隆從他的御舟上岸時，巧遇一名司法官員和他的一群親屬在一起，但親屬是不應該在禁地出現的。這個安全疏失被乾隆看到，讓維護安全的人員極為難堪。圓明園的行政管理部門就在第二天規定：除了少數極有威望的親王和大臣可以獲準攜帶兩名隨從之外，其他人等都不能有這項特權。園方請進來工作的一般百姓，諸如農民、工匠和大夫，都要預先呈報他們的姓名，以便做最細密的檢查。這些人進入園內之前，都先要在大門口集合，並接受點名。
內務府於1752年又實行兩項特別的措施來加強園內的安全：第一，即使皇帝不在園內，也要定期執行徹底的檢查工作；第二，啟動一項戶口清理計劃，以徹查園內未經授權頂替或冒充園戶的人。結果，查出的非法居留者，以及那些內務府認為年老、無用、不可靠或狡猾的人，全都被立即驅逐出園。
為了進一步改善園內的安全，所有住在裡面的人從1757年開始都必須隨身帶著標示身份的腰牌，類似今天的身份證。每一個人不管是進入或離開圓明園，都要接受徹底的搜查，這通常由太監來負責。對來客的管制也加緊了，規定任何一個來客都必須要從圓明園的同一個大門進出，爾後來客的行蹤可以精確地匯報。嚴格禁止冒名頂替在園裡生活和工作，類似欺詐行為將遭受最嚴厲的懲罰。
圓明園的行政管理結構看起來就像一個小型社會。儘管在理論上圓明園是用來服侍天子一人，但每天要確保儘可能最好侍候是極為重大的事。圓明園煩瑣的社會機能有條不紊地運作，就是靠著扮演不同角色的數千人次。
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罪與罰(1)
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皇家園林最關切的既然是安全問題，所以圓明園裡絕不能容忍任何犯罪行為，即使瑣碎細微的罪行，也要遭受到嚴厲的懲罰。內務府指派資深官員組成無定額小組掌握檢控和判刑事務。他們希望防止園裡發生任何不愉快的事情，但如果有人違反規定或犯了重大過錯，他們就會積極而認真地追查案子和施以嚴厲的懲罰，以維護圓明園的絕對安全。現有的資料顯示，在圓明園一百五十年的歷史裡，不曾發生過像殺人和搶劫那種暴力罪行。
事實上，任何人在園裡違反法規，無論是有意或無意，甚至在沒有批准之下擅自進出圓明園，也會被視為一種犯罪，必須受到懲罰。
例如在1774年，當一個在長春園的西洋樓工作、名叫二格的滿洲男孩正要爬牆外出時，被一名巡邏兵捉到。雙方的供詞都有記錄在案。這名男孩供稱：他想要從圓明園逃走，因為他上次外出回來時遲到，受到主管狠毒的笞杖，一再用同樣嚴厲的懲罰來威脅他。長春園的總管太監，也就是監督男孩的主管，發現這名男孩之所以惹了這個麻煩，是因為難以管教和懶惰。最初男孩因為沒有得到批准就擅自離開圓明園而破壞法規，被鞭打了三十下；可是，在受罰之後不到兩天，他又從圓明園潛逃出去。在他回園之前，他的直屬主管陳進忠在所有通往北京的路上找他。這名男孩此次不成功的意圖越牆逃跑，顯然是因為害怕屢犯而遭到更嚴厲的懲罰。
這宗逃跑事件的調查，經過負責的官員在內務府結