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每種檔案都有獨特的格式，不得有絲毫偏差。由於胥吏精通這些煩瑣的細節，他們遂成為官僚體制內不可或缺的角色。

雖然大多數胥吏沒有受過正式教育，他們卻能夠靠自己的努力學得工作所需要的基本文書和算術技能。他們對於繁文縟節的瞭解，一部分是從工作中一點一點積累起來的，一部分是得自其親戚或者其他人的私下傳授。有些關鍵性的程式通常是父子相傳，或者可以用一筆可觀的代價售予新人。他們之所以能夠在制度中操縱自如，顯然是有效地掌握了應用心理學的原理，而且對當時的政治氣候有通盤的瞭解。

胥吏和文官最大的不同之處，是他們通常多在自己的家鄉任職，相當瞭解當地的風土人情;雖然政府明令規定其任期只有五年，許多人都能規避這項限制，有些人甚至能將其工作延展而成為終身職務。在帝制中國的大部分歷史中，國家通常是不付薪水給胥吏，即使有，他們的薪酬亦相當微薄。但在他們任職期間，卻可以向接受他們服務的民眾收取各種規費(陋規)，公然收賄的機會也不少。一般認為，胥吏職位如此之低，工作時必須卑躬屈膝，還可能受到言語或身體的凌辱，其來源卻始終不虞匱乏，理由即在於此。

和他們的上司一樣，胥吏的職務也因為他們在政府組織中佔有的地位而有所不同。在軟弱、生疏、散漫、無能的官員之下，他們隨時準備攬權。一般的情況是&ldo;吏強而官弱&rdo;，而且不管是政府哪一階層的職位，官員總是水土不服，胥吏卻是如魚得水。

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